Gebruikersvoorwaarden en privacyverklaring
Publicatiedatum: 05/02/2024
1. 1. Algemeen
Het aanmeldingssysteem
is een digitale toepassing die het Agentschap voor Onderwijsdiensten (AGODI) liet
ontwikkelen en ter beschikking stelt van initiatiefnemers voor het aanmelden
van leerlingen voorgaand aan hun inschrijving in een school. Het
aanmeldingssysteem zal de voorkeuren van leerlingen voorafgaand aan het inschrijven
registreren.
De initiatiefnemer
van de aanmelding zal het aanmeldingssysteem zelf instellen en beheren. De
initiatiefnemer zal worden aangeduid door de deelnemende schoolbesturen.
Het doel van het
aanmeldingssysteem is om elk kind toe te wijzen aan de school van zijn/haar hoogste
keuze waarvoor het kind (door het aanmeldingssysteem) gunstig geordend is.
Na afsluit van de
aanmeldingsperiode krijgt de aanmelder een e-mail met het resultaat van de aanmelding, op basis
waarvan ze het kind kunnen inschrijven tijdens de inschrijvingsperiode voor
aangemelde kinderen.
Indien de
aanmelder geen e-mailadres opgeeft, dan ontvangt de aanmelder een bericht via
de post.
AGODI
en de schoolbesturen raden de gebruiker aan om deze gebruiksvoorwaarden en het
toepasselijke beleid op vlak van gegevensverwerking en gegevensbescherming
aandachtig te lezen vooraleer het gebruik van de toepassing verder te zetten.
2. 2. Gebruikersvoorwaarden
De
gebruiker van het aanmeldingssysteem aanvaardt automatisch, onherroepelijk en
onvoorwaardelijk deze gebruiksvoorwaarden, evenals het beleid op vlak van
gegevensverwerking en gegevensbescherming.
2.1. Bekwaamheid van gebruiker en ouderlijk gezag
Door
het aanmeldingssysteem te gebruiken, verklaart de gebruiker dat hij/zij,
conform het Belgisch burgerlijk recht, bekwaam is om zijn/haar rechten uit te
oefenen of – indien minderjarig – dat hij/zij voorafgaande geldige toestemming heeft
verkregen van ouder(s) of wettelijke vertegenwoordigers om gebonden te zijn aan
deze gebruiks- en privacy voorwaarden.
De
beslissingen over een minderjarige worden steeds genomen door de personen die
het ouderlijk gezag uitoefenen (zie omzendbrief betreffende ouderlijk gezag in
het onderwijs met nummer NO/2005/01[1]).
Wanneer iemand een minderjarige wil aanmelden, heeft deze persoon steeds
toestemming nodig van degene die het ouderlijk gezag uitoefent.
2.2. Oneigenlijk gebruik en juistheid van de gegevens
De
gebruiker is verantwoordelijk voor de juistheid van de gegevens die
geregistreerd worden in het aanmeldingssysteem.
De gebruiker maakt geen oneigenlijk gebruik
van het aanmeldingssysteem. Onder oneigenlijk gebruik wordt onder andere verstaan:
- het gebruik van het aanmeldingssysteem volgens hem/haar niet toegekende rechten;
- het opzettelijk invoeren van foutieve gegevens - De persoon die het ouderlijk gezag uitoefent is verantwoordelijk voor het correct en volledig invullen van de gevraagde gegevens in de applicatie. Wanneer nadien blijkt dat een leerling een toewijzing heeft gekregen op basis van verkeerde of onvolledige informatie, kan de leerling zijn recht op inschrijving verliezen;
- het meermaals aanmelden van een leerling;
- het ongeoorloofd verspreiden van gegevens van andere gebruikers.
Bij oneigenlijk gebruik zullen de nodige juridische stappen worden ondernomen.
2.3. Aanmelden via de toepassing en geheimhouding van aanmeldgegevens
Aanmelden gebeurt bij voorkeur via het toegangsbeheer van de Vlaamse Overheid. Maar het is ook mogelijk om aan te loggen via gebruikersnaam en paswoord.
Elke gebruiker dient zorgvuldig om te gaan met zijn gebruikersnaam en paswoord en is tot geheimhouding ervan gehouden. Indien een gebruiker kennis heeft van verlies van een gebruikersnaam of paswoord of van elk ongeoorloofd gebruik door derden van een gebruikersnaam of paswoord, of een dergelijk verlies of ongeoorloofd gebruik vermoedt, neemt hij onmiddellijk alle nodige maatregelen.
Elke gebruiker blijft aansprakelijk voor alle, rechtstreekse of onrechtstreekse, schade ontstaan door het, al dan niet geoorloofd, gebruik van zijn gebruikersnaam of paswoord dat heeft plaatsgevonden vóór het tijdstip waarop de gebruikersnaam en het paswoord geïnactiveerd werden.
2.4. Kosten voor gebruik van het systeem
Voor het gebruik van het aanmeldingssysteem is de gebruiker op geen enkel moment een vergoeding verschuldigd.
2.5. Meer info nodig?
Bij vragen over (het gebruik van) de toepassing kan de gebruiker terecht bij de helpdesk via hanne.vandermeer@kabot.be, goele.schoonis@kabot.be, sam.peeters@kabot.be of 013/66.27.36
secretariaat@bsdeletterberg.be of 013/66.27.47
2.6. Een klacht?
Voor
klachten en vaststellingen over technische fouten en zuiver materiële
vergissingen voor of na de definitieve toewijzingen kan de gebruiker contact
opnemen met de ombudsdienst inschrijvingen via hanne.vandermeer@kabot.be of secretariaat@bsdeletterberg.be
Daarnaast
kan de gebruiker en andere belanghebbenden een klacht indienen bij de Commissie
inzake Leerlingenrechten bij niet akkoord van een weigering op basis van
bereikte capaciteit.
https://onderwijs.vlaanderen.be/nl/directies-en-administraties/organisatie-en-beheer/commissie-inzake-leerlingenrechten/commissie-inzake-leerlingenrechten-hoe-dien-je-een-klacht-in
3.
Privacyverklaring
In deze verklaring
vindt u hoe we uw persoonsgegevens verzamelen, verwerken en gebruiken wanneer u
gebruik maakt van de toepassing.
We
nemen uw rechten bij gegevensverwerking ernstig en verwerken uw
persoonsgegevens in overeenstemming met de bepalingen zoals die zijn
voorgeschreven door de AVG, desgevallend aangevuld door federale en Vlaamse
regelgeving over de bescherming bij de verwerking van persoonsgegevens. In deze
privacyverklaring trachten we uw vragen met betrekking tot de gegevensverwerking
in het kader van het aanmeldingssysteem te beantwoorden.
Wie verwerkt uw
persoonsgegevens?
AGODI
en de schoolbesturen treden op als gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken. Ieders
verantwoordelijkheden zijn vastgelegd in een onderlinge overeenkomst. De
gegevens worden verwerkt op basis van het algemeen belang dat aan de verantwoordelijken
is opgedragen.
FrontForce
NV is verwerker voor AGODI die instaat voor ontwikkeling, beheer en onderhoud
van het systeem en de software.
Als
u algemene vragen hebt over de manier waarop we uw persoonsgegevens verwerken,
kunt u contact opnemen met de initiatiefnemer van de aanmeldingsprocedure door
te mailen naar hanne.vandermeer@kabot.be . U kunt daar ook terecht met opmerkingen en
suggesties.
Welke gegevens
verwerken we over u en waarom?
In
het aanmeldingssysteem verwerken we uw persoonsgegevens. Dat zijn de gegevens
die u identificeren of die een band leggen met u als natuurlijke persoon.
Hieronder
vindt u een opsomming van de categorieën van persoonsgegevens die we verwerken per
categorie van betrokkenen en waarom we deze verwerken:
De
ouder:
- Identificatiegegevens: nodig voor identificatie en authenticatie
- Contactgegevens: nodig om contact op te nemen in geval van vragen bij het aanmeldingsdossier, nodig om het resultaat van de toewijzing te kunnen communiceren.
- Gegevens met betrekking tot voorrang (vb. kind van personeel) : nodig om een rangorde voor toewijzing te kunnen opmaken
Leerling
die wenst aan te melden:
- Identificatiegegevens: nodig voor identificatie en authenticatie
- Aanmeldingsgegevens zoals keuze school, gegevens m.b.t. voorrang, bewijsstukken m.b.t. voorrang, gegevens voor ordening: nodig om een rangorde voor toewijzing te kunnen opmaken.
- Resultaat van rangordemotor (toewijzingslijst, toewijzingsbericht, weigeringsdocument): nodig om het resultaat van de toewijzing te kunnen communiceren
- Inschrijvingsstatus van de leerling: nodig om een actueel zicht te hebben op het aantal geweigerde leerlingen binnen het aanmeldingsinitiatief.
Andere
personen die betrokken zijn bij de aanmeldingen zoals initiatiefnemer, schoolmedewerker,
helpdeskmedewerker, additionele personen die de ouder toevoegt:
·
Identificatiegegevens:
nodig voor identificatie en authenticatie
Alle
gegevens kunnen ook gebruikt worden in het kader van evaluatie en monitoring
van het aanmeldingssysteem.
Foute gegevens
Het
kan zijn dat de informatie die u terugvindt in het aanmeldingsportaal onjuist,
verouderd of onvolledig is.
De aanmelder of enig ander persoon met toegang tot het
dossier kan tijdens de ‘Aanmeldingsperiode’ zijn aanmeldingen wijzigen (vb. een
extra school toevoegen, verwijderen of de volgorde veranderen), bijkomende
personen toevoegen of andere gegevens aanpassen. Van elke wijziging in het
dossier krijgt de aanmelder een bericht via e-mail.
Cookies
We
verwerken bij het gebruik van het aanmeldingssysteem ook gegevens door middel
van cookies. Cookies zijn kleine gegevens- of tekstbestanden die op uw computer
of mobiele apparaat worden geïnstalleerd wanneer u een website bezoekt of een
(mobiele) toepassing gebruikt. De cookies die gebruikt worden, zorgen voor
een optimale werking van de website of toepassing en worden niet gebruikt voor
andere doeleinden.
Hieronder
vindt u een overzicht van de cookies die gebruikt worden binnen het aanmeldingssysteem.
1.
Authenticatie
Cookies
· CA_Token
· Verifier_code
- Vo-taalkeuze
- Vogtianonuser
2. Technische Dotnet Cookies
Hoelang bewaren we uw persoonsgegevens?
Volgens de algemene regel mogen we uw persoonsgegevens alleen bewaren tijdens de periode waarin ze noodzakelijk zijn om bepaalde diensten te verlenen. De persoonsgegevens worden maximaal twee jaar na de aanmelding bewaard. Deze termijn is nodig voor het ordenen, toewijzen en opvolgen van de inschrijving. Na verloop van die verjaringstermijn worden de gegevens verwijderd, tenzij ze van historisch, cultureel of algemeen belang zijn.
Wie kan uw persoonsgegevens zien?
Er zijn verschillende rollen binnen de applicatie die verschillende rechten hebben wat betreft toegang tot de persoonsgegevens. Hieronder overlopen hoe de rollen worden toegekend en welke rechten ze uitoefenen.
Beheerder:
· Wie? Alle scholen van het samenwerkingsverband duiden één of enkele personen aan die de centrale opvolging van het aanmeldsysteem op zich neemt.
· Toegang? Een beheerder kan alle leerlingendossiers inzien en heeft ook toegang tot het digitale logboek.
Helpdeskmedewerker:
· Wie? De helpdeskmedewerker wordt aangeduid door de beheerder.
· Toegang? Een helpdeskmedewerker kan alle leerlingendossiers inzien om vragen van gebruikers bij de aanmelding te kunnen beantwoorden. Het is ook mogelijk dat de helpdeskmedewerker een controle uitvoert op de gegevens m.b.t. de voorrang.
Medewerker van een school:
· Wie? De medewerker van een school wordt aangeduid door de directeur van een school.
· Toegang? De medewerker kan een eventuele controle uitoefenen op de voorrang broer/zus en/of voorrang voor kinderen van personeel. De medewerker heeft toegang tot de toewijzingslijst op het niveau van de vestigingsplaats van de eigen school met het oog op de verdere inschrijving in de school.
De medewerker ziet niet voor welke andere scholen de leerling zich aanmeldde en welke voorkeurorde.
Directeur van een school:
· Toegang? De directeur kan zien wie beheerder is voor het samenwerkingsverband waar ze deel van uitmaken en kan een medewerker van de school aanduiden. Deze rol heeft geen toegang tot leerlingengegevens.
Applicatiebeheerder AGODI:
· Toegang? Deze rol maakt een nieuw samenwerkingsverband aan en voegt de betrokken scholen toe.
De applicatiebeheerder kan enkel de beheerder(s) per samenwerkingsverband zien en heeft geen toegang tot leerlingengegevens.
Het is mogelijk dat we voor bepaalde specifieke diensten een beroep doen op derden, die uw gegevens verwerken. We bezorgen uw gegevens aan die verwerkers, zodat ze de dienst in kwestie kunnen verlenen. We oefenen daar op elk moment controle uit. We sluiten met deze verwerkers een verwerkersovereenkomst af in overeenstemming met artikel 28 van de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming).
Indien deze gegevens gedeeld worden met andere partijen, dan gebeurt dit enkel nadat hiervoor een protocol wordt afgesloten tussen de betrokken instanties, zoals bedoeld in artikel 8 van het decreet betreffende het elektronisch bestuurlijke gegevensverkeer van 18 juli 2018. Afgesloten protocollen zullen via deze privacyverklaring worden gepubliceerd.
Hoe worden uw persoonsgegevens beveiligd?
We nemen de passende beveiligingsmaatregelen om misbruik van en ongeautoriseerde toegang tot jouw persoonsgegevens te vermijden. Dit omvat minstens volgende beveiligingsmaatregelen: sterk uitgebouwd rollen en rechtenbeheer achter ACM/IDM die de toegang tot de gegevens tot een minimum beperkt, logging, encryptie, performance testen, pentesten, beveiliging van de netwerkinfrastructuur, fysieke beveiliging van het datacenter.
Wat zijn uw rechten?
U hebt verschillende rechten bij de verwerking van persoonsgegevens, met name:
· het recht op inzage in uw persoonsgegevens;
· het recht op verbetering van uw persoonsgegevens;
· het recht op verwijdering van uw persoonsgegevens;
· het recht om uw toestemming in te trekken en het recht om u te verzetten tegen een verwerking.
Elk verzoek dient u te richten naar de initiatiefnemer van de aanmeldingsprocedure. Dit kan per e-mail naar hanne.vandermeer@kabot.be We vragen dan een bewijs van uw identiteit zodat uw gegevens niet worden meegedeeld aan iemand die er geen recht op heeft.
Klachten
Als
u het niet eens bent met de manier waarop uw gegevens worden verwerkt, kunt u
verschillende acties ondernemen. U kunt hierover de initiatiefnemer aanspreken
via hanne.vandermeer@kabot.be . Daarnaast kunt
u ook steeds een klacht indienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit,
de Vlaamse Toezichtcommissie.
Algemene informatie
We
hebben het recht om het beleid te wijzigen en aan te passen. Wijzigingen en
aanpassingen melden we altijd via het aanmeldingsportaal.
4.
Contactgegevens
Het
Agentschap voor Onderwijsdiensten (‘AGODI’),
ingeschreven in het KBO met nummer 0316.380.841 en met vestigingsnummer
2.199.317.226 waarvan de administratieve zetel zich bevindt te Koning Albert II
laan 15, 1210 Sint-Joost-ten-Node
Initiatiefnemer: Hanne Vander Meer
Aangeduid
door volgende schoolbesturen:
VZW
Katholiek Basisonderwijs Tessenderlo, ingeschreven in het KBO met nummer
0416.886.105 , waarvan de administratieve zetel zich bevindt : Kerkstraat 4 E
3980 Tessenderlo.
BS De Letterberg,
ingeschreven in het KBO met nummer 0267.379.213 waarvan de administratieve
zetel zich bevindt: Gerhagenstraat 62, 3980 Tessenderlo